Mesa de Hospitalidad

Mesa de Hospitalidad

Características

Para IIT así para el Comité Organizador la Mesa de Hospitalidad es el punto esencial e importante para mantener una comunicación directa con los participantes del programa, tomando en cuenta que dentro del mismo, IIT contara con: Pantallas Plasma en donde se exhibirá material fotográfico en secuencia sobre las actividades seleccionadas para los participantes del grupo así como al igual para el día de la salida de los integrantes se plasmará la frecuencia de vuelos con itinerarios y horas de salida del Hotel estando de esta forma cada participante debidamente informado tanto con las actividades para disfrutar lo que nuestro destino ofrece así como para la coordinación de su parte para el día de su salida.
IIT ha implementado su sistema de organización, coordinación y seguimiento de las actividades del cada grupo a través de nuestros sistemas de cómputo los cuales están entrelazados con nuestros servidores desde la mesa de hospitalidad, por lo que cada Coordinar de Grupo manejara su propia Lap Top, equipo de Scanner y de Impresión dentro de la misma.
En base a nuestros altos estándares de calidad, todas nuestras Mesas de Hospitalidad se les coloca un arreglo floral, se coordina con el hotel para que se instale un teléfono con acceso a línea local para reservaciones y confirmaciones de actividades diversas, bote de basura y tablón con bambalina para apoyo para los plasmas para la información de las actividades sociales y de entretenimiento de los participantes del grupo así como señalamiento con el logotipo del grupo para personalizar el uso y la atención exclusiva de la Mesa de Hospitalidad hacia los participantes.
Parte de nuestro sistema de punta dentro del Departamento de Operaciones, contamos con un Software específico y diseñado para IIT el cual permite que cuando haya reservaciones masivas de cenas durante un Congreso, Convención o Grupo Relevante permita entrelazarnos con los mismos restaurantes desde la mesa de Hospitalidad donde se está originando dicha reservación, con el objeto de garantizar al participante su mesa y la hora deseada, evitando así duplicaciones o errores por omisión, aplica el mismo caso para las actividades opcionales.
Las actividades que previamente se han seleccionado por el Comité Organizador para los participantes del grupo, serán las que estén disponibles en la Mesa de Hospitalidad las cuales en el caso que sean aplicadas de manera opcional, podrá realizarse su cargo a través de las compañías Crediticias de mayor renombre a través de nuestro sistema de punto de venta.
Nuestra Dirección de Operaciones, asignará el personal de IIT en base al perfil del grupo y características del mismo, permaneciendo este durante toda la estadía, ayudando a que se establezca una familiarización y vínculo más personalizado con los participantes durante el desarrollo de su operación.
Dentro de la Organización de nuestro Departamento de Operaciones, alistará los siguientes formatos personalizados los cuales ayudaran a contar con un mejor control minimizando falla alguna en la realización de trabajo en equipo junto con el personal involucrado del Hotel anfitrión; siendo estos: Información de Salida para los participantes el cual de manera específica se programara el pago de sus extras con el Hotel con la antelación necesaria, Formato de Control de Equipaje, el cual indicaremos en donde se colocara y a qué hora el equipaje del participante con el objeto de coordinar su bajada del mismo hacia el lobby principal donde se llevara el despache de camionetas y autobuses para el Aeropuerto. Así como los Formatos de Llegadas y Salidas por orden alfabético para la mejor coordinación del arribo como del despache de cada uno de los participantes.

Coordinadores de Grupos

  • Todos nuestros Coordinadores de Grupo para atención en Mesa de Hospitalidad son bilingües en el evento que contemos con Congresos, Convenciones o Grupos con carácter Internacional.
  • En base al constante entrenamiento que se le ha proporcionado a todo el personal del Departamento de Operaciones están orientados a cuidar los más mínimos detalles de cada Grupo, así como monitorear las actividades comprendidas dentro del mismo para que se realicen con resultados exitosos
  • Todo nuestro personal operativo han sido cuidadosamente seleccionados en donde su actitud, hospitalidad, carisma y buen trato, aunado a su ética y profesionalismo, hace de él, la esencia de una cordial y exitosa relación con el Comité Organizador.
  • Para establecer una comunicación directa y clara, la Dirección de Operaciones proporcionara al Comité Responsable del Grupo, equipo como celulares o radios los cuales estarán en el registro y canales internos de nuestra operación, con el objeto de no aislar detalle alguno cuando se efectúe la misma.
  • Nuestra Gerencia Administrativa Operativa, elaborara una carpeta conteniendo toda la información del Grupo a detalle, con el objeto que el Coordinador del Grupo responsable tenga los elementos para una buena ejecución del mismo.
  • Cada uno de los Coordinadores de Grupo cuentan con un kit de oficina así como un botiquín de Primeros Auxilios como apoyo en la Mesa de Hospitalidad como para poder atender de manera inmediata cualquier vicisitud que se pueda presentar.
  • En todo programa cada uno de nuestros Coordinadores responsables de Grupo, establecerán una comunicación directa con el personal de Aeropuerto para monitorear e informar al Comité Organizador sobre el estatus de cada uno de los vuelos así como de cada uno de los integrantes del programa.